Em linhas gerais, o credenciamento de eventos é a etapa inicial da experiência do cliente. Por meio dele, o participante confirma sua presença e recebe acesso à ação.
Esse procedimento assegura controle para a organização e segurança para todos os envolvidos. Ele também é importante para eventos científicos que emitam certificado de participação.
Parece simples, não é mesmo? Mas, na verdade, sem o devido cuidado e preparo, muitos erros podem ocorrer nessa etapa e comprometer o sucesso de seu evento e a satisfação de seu público.
Para evitar esse cenário, confira algumas dicas a seguir!
6 ideias para aplicar no credenciamento de eventos científicos
Quando o credenciamento de eventos científicos não ocorre bem, problemas como atrasos, filas e perdas tornam-se realidade. E isso impacta negativamente na sua marca e na satisfação de seus participantes.
Portanto, é preciso planejar essa etapa, a fim de que tudo flua bem e que, ao final, seu evento receba elogios e recomendações do público.
Entre as boas práticas para isso, podemos destacar:
1. Faça o credenciamento de eventos com antecedência
Em eventos, “antecedência” é uma das palavras de ordem. Afinal, ela é uma aliada para evitar riscos de atrasos, estresse desnecessário e erros operacionais.
De modo geral, o credenciamento é aberto uma hora antes do início da programação do evento. No entanto, para ações com um grande número de participantes, pode-se cogitar uma antecedência maior.
Se for o caso, você pode criar atrativos para que os participantes cheguem mais cedo ao local. Por exemplo, ofertar um welcome coffee, disponibilizar Wi-Fi, ter alguma performance artística pré-evento etc.
2. Torne a etapa de credenciamento mais compacta
Simplificar o processo de credenciamento de eventos é fundamental para garantir sua agilidade e fluidez. Avalie seu procedimento padrão e veja como é possível eliminar algumas etapas para torná-lo mais eficiente e rápido.
Por exemplo, se você já tem em sua base os dados básicos do participante, não os solicite novamente durante o credenciamento. Se as credenciais de seu evento demandarem a anexação de um adesivo com o nome dele, verifique se é possível antecipar essa etapa e entregá-lo pronto.
Sim, são poucos segundos economizados, mas que farão diferença para a boa experiência do participante e para que o fluxo total de pessoas siga ágil e contínuo.
Usando uma plataforma como o Nuvent, por exemplo, o organizador pode optar entre imprimir as etiquetas para crachá individualmente conforme cada participante faz seu check-in, ou de maneira antecipada, já levando as etiquetas de todos os confirmados.
3. Reserve um local próprio para fazer o credenciamento do evento
Para ter um credenciamento realmente eficiente, é fundamental reservar um espaço especial para ele. Cadeiras para os colaboradores, equipamentos testados previamente, estrutura de mesas bem distribuídas, delimitação do espaço para as filas; tudo isso deve ser organizado antes.
Cada computador deve ter a tela de credenciamento aberta para agilizar o registro do check-in dos participantes — melhor ainda se o evento contar com leitores de código de barras e uma plataforma como o Nuvent, que dá suporte a este recurso.
4. Sinalize bem o espaço de credenciamento
A sinalização é um dos recursos mais importantes para promover um autoatendimento rápido e eficiente nos eventos. Nada pior para o participante do que ficar andando perdido no espaço sem saber onde fazer o credenciamento.
Por isso, certifique-se de que todas as áreas estão bem identificadas. Se o credenciamento será feito em filas divididas com base na inicial do nome do participante, isso deve estar muito bem comunicado no local, para evitar erros e problemas.
Se há um espaço somente para a inscrição feita na hora, outro para o check-in de quem já adquiriu sua credencial e um terceiro para a distribuição dos kits de participação, igualmente, tudo isso precisa estar claramente disposto e visível para facilitar o processo para a equipe e para os participantes.
5. Forneça treinamento ao pessoal
O elemento humano é a chave para um credenciamento de eventos científicos bem-sucedido. Por isso, lembre-se de fornecer um treinamento básico sobre o processo para sua equipe.
Realizar atividades de simulação e preparar a equipe para lidar proativamente com eventuais problemas são ações que farão a diferença para um atendimento qualificado e ágil.
6. Recorra à tecnologia para um credenciamento de eventos nota 10
Para que o credenciamento do seu evento seja eficiente, é interessante utilizar a tecnologia para automatizar etapas e trazer mais precisão, padronização e agilidade ao processo.
A plataforma Nuvent, por exemplo, possui um módulo específico de credenciamento. Com ele, fazer o check-in dos participantes fica mais fácil e prático, assim como imprimir as etiquetas de identificação, controlar a entrega dos materiais e realizar inscrições na hora, entre outras atividades.
Para descobrir como o Nuvent pode ajudar a tornar seu evento um sucesso, conheça os diferenciais da plataforma!
