Os eventos científicos fazem parte da rotina de qualquer profissional médico, engenheiro, filósofo, para citar apenas algumas áreas. Desde a universidade, em inúmeras profissões, organizar ou participar de cursos, congressos, simpósios, etc. é parte integrante da vida acadêmica e pós-acadêmica desses profissionais.
Aprenda aqui a diferenciar os diversos tipos de eventos científicos existentes e conheça dicas-chave para organizar um evento de sucesso!
Quais os tipos de evento científico?
A jornada é um evento intensivo, seja ele da ordem de várias horas ou mesmo vários dias – fato que depende exclusivamente da complexidade do assunto. É comum jornadas com participantes selecionados que apresentam em seu programa uma abordagem gradualmente aprofundada, imersiva mesmo, num determinado assunto. A conferência, por sua vez, está sempre voltada a uma preleção pública e acontece por um tempo previamente determinado. Ela é muito mais voltada ao público do que à mesa solene e, durante seu acontecimento, há perguntas realizadas pelos presentes no momento, que são direcionadas para o moderador e participantes.
Cursos detalham o assunto do momento com um propósito didático. Geralmente parte do pressuposto de que os participantes têm um conjunto mínimo de pré-requisitos necessários à compreensão do assunto, quando for o caso. Workshops são cursos com uma abordagem prática, em que os participantes “colocam a mão na massa” durante o treinamento.
Existe também o fórum, que conta com a participação de um grande público e pode, durante o mesmo evento científico, tratar sobre diferentes assuntos (dentro de uma mesma temática). Diferentemente deste, os participantes de um simpósio apresentam, sem a necessidade de um debate, suas visões sobre o assunto.
Limitada a um menor número de especialistas/expositores, o painel permite que seus participantes debatam entre si, mas não há participação direta (nem mesmo em forma de perguntas) do público. Já o encontro faz com que pessoas de um mesmo gabarito discutam sobre temas atuais, polêmicos e – mais importante – relevantes.
A mesa-redonda é mediada por um coordenador e apresenta especialistas de uma área apresentando suas opiniões e discutindo uns com os outros. Geralmente o sucesso se deve ao moderador, que tem como objetivo não deixar os participantes levantarem os ânimos e controlar o tempo de cada um
O seminário é uma reunião focada num determinado que geralmente envolve uma exposição de convidados, seguida por discussão envolvendo os participantes, e finalizando com uma conclusão. Já o congresso pode ser dividido em várias atividades: todos os eventos científicos citados acima podem pertencer a um grande congresso.
Mas como organizar um evento científico?
1. Planeje com antecedência
Como em todas os eventos, um dos pontos mais determinantes para seu sucesso é o planejamento. Em um evento científico, é mais do que essencial pesquisar sobre absolutamente tudo que envolve o tema e suas vertentes, assim como ter certeza de quem serão as pessoas certas que irão comparecer. Junto a isso está a escolha do local e da data. Não tenha medo de planejar isso com um ano de antecedência, se for preciso!
2. Faça uma boa estimativa de custos
Provavelmente o maior motivo de temor no planejamento de um evento científico é o custo. Isso porque ele pode envolver pessoas de alto gabarito cuja presença, provavelmente, envolverá uma série de despesas. Trazer um convidado internacional ou mesmo de outra cidade certamente envolverá despesas como transporte aéreo e terrestre, hospedagem, ajuda de custo, etc.
Além disso, pense na infraestrutura do evento. Será contratada uma empresa de organização de eventos? Será alugado um espaço independente? Quanto custará a divulgação do evento? Como os participantes irão se alimentar durante o evento? E como vão chegar até o local do evento? e assim por diante.
3. Reduza despesas com inteligência
- Conseguir patrocinadores é uma tarefa árdua mas perfeitamente viável!
- Tente também firmar parcerias para utilização de espaço físico, fornecimento de coffee break ou qualquer outros recurso de que irá precisar. Você pode negociar com uma universidade, por exemplo, a cessão de anfiteatros ou salas de aula em troca da promoção institucional!
- Dependendo do tipo de evento, pode-se pensar também em arrecadar dinheiro por meio de uma plataforma de crowdfunding. (Aliás, esta pode ser também uma boa alternativa para o financiamento de pesquisas. Faça uma busca no Catarse para você ter uma ideia!)
- Se seu evento assim permitir, considere também a locação de espaços para stands ou pequenos totens promocionais, que você pode vender a empresas interessadas com antecedência.
- Aproveite ao máximo as oportunidade de fazer marketing gratuito ou a baixo custo. Explore os recursos que o Facebook lhe oferece, ou considere outras redes sociais que possam ser adequadas para atingir seu público-alvo. Também crie um hotsite gratuito no Nuvent exclusivo para o evento.
- Tempo é dinheiro, já diz o ditado. Então, economize seu precioso tempo de organização automatizando tarefas como venda de inscrições, emissão de comprovantes de inscrição, geração de certificados em PDF e todo trabalho relacionado. Assim, sobrará mais tempo para você se dedicar às tarefas de planejamento que realmente exigem sua participação indispensável.
Um evento científico requer muito cuidado. A ciência, apesar de muitas vezes ser exata, é uma obra humana e trabalhar com pessoas exige muito cuidado, pois o que agrada um pode desagradar o outro. Mas não há motivos para temer. Com um bom planejamento e um bom plano de investimento, os resultados serão os mais positivos possíveis!
PS: Conhece alguém que esteja planejando um evento científico? Compartilhe este post!