Se você vai trabalhar ou já trabalha com organização de congressos, sabe quão desafiadora pode ser essa tarefa, especialmente quando não há um bom planejamento. Apesar disso, a experiência de produzir grandes eventos de sucesso deve transformar a sua trajetória profissional.
Nada será mais recompensador do que ver o congresso acontecer e, depois do seu término, receber feedbacks positivos dos participantes. Mas, para isso, é necessário se atentar a detalhes cruciais no momento do planejamento, da organização e da execução.
Então, se você enfrenta dificuldades nesse processo ou deseja melhorar alguns métodos utilizados na organização de congressos, acompanhe nossas dicas a seguir!
Afinal, o que é um congresso?
Antes de tudo, é preciso compreender o que, exatamente, é um congresso.
Existem diferentes tipos de eventos, tais como reuniões, workshops, festas comemorativas etc. Entre esses formatos, há, também, o do congresso. Esse se refere a uma reunião de pessoas com interesses similares, que visa tratar de determinados assuntos, comunicar trabalhos, apresentar propostas ou trocar ideias.
Entre suas características principais está uma grade de conteúdos ampla e diversificada, conduzida por palestrantes acadêmicos que são selecionados criteriosamente.
Dicas essenciais para a organização de congressos
Para a organização de congressos, é necessário estar atento a diversos pontos. Conheça os elementos-chave para o sucesso:
Faça um planejamento consistente
Antes de começar a contratação de fornecedores, abertura de inscrições e outras etapas práticas, planeje o congresso na teoria. Faça um levantamento de todas as tarefas que precisarão ser executadas, estabeleça os responsáveis por cada uma delas e os prazos de entrega.
Nessa etapa, também é fundamental elaborar um planejamento financeiro do congresso, levando em conta a verba disponível, os pontos prioritários para investimento e a possibilidade de fazer permutas, entre outros aspectos.
Esse planejamento será seu “plano de voo”, que ajudará a manter sempre a rota adequada para o seu objetivo: o sucesso do congresso.
Busque patrocinadores
Encontrar patrocinadores para o seu congresso pode aumentar a importância do projeto e trazer ainda mais visibilidade a ele. Além disso, contar com um aporte extra torna possível investir em infraestrutura e outras melhorias para fornecer a melhor experiência para os participantes do evento.
Encontre o local ideal para o evento
Depois de determinar o tema do congresso, qual será seu público-alvo e os demais detalhes, chega a hora de encontrar um espaço apropriado, que apresente a infraestrutura necessária, os equipamentos e tudo o que o seu evento demandar.
Nessa hora, você pode buscar locais convencionais — como grandes salões e auditórios — ou espaços inovadores — como cinemas, bibliotecas, estádios de futebol etc. Essa escolha dependerá do perfil da sua ação e do seu público.
Defina o conteúdo programático
Um dos pontos que determinarão a força do seu evento é o conteúdo programático que será oferecido. Por isso, busque temas que agreguem informações para o seu público-alvo e tenham diferenciais competitivos. Fazer referências e ganchos com assuntos atuais é sempre uma ótima dica.
Selecione cuidadosamente os palestrantes
Os palestrantes são tão ou mais importantes do que os próprios temas. O modo como eles vão conduzir as palestras, os cases que serão apresentados, sua didática e experiência são elementos primordiais para prender a atenção dos participantes.
Sendo assim, selecione criteriosamente esses parceiros: examine currículos, busque por vídeos de outras palestras proferidas por eles e firme parcerias com aqueles que possuem credibilidade no mercado em que atuam.
Outra dica importante é sempre oferecer ajuda para otimizar o trabalho dos palestrantes. Fornecer um pequeno tutorial sobre como deve ser a apresentação pode ajudar bastante nessa hora. Questões como inserir pequenos volumes de texto em cada slide, utilizar fontes com boa legibilidade, entre outras, podem ser compartilhadas com eles.
Contrate uma boa equipe
A organização de um congresso exige cuidado com uma série de ações. Por isso, por mais que você seja multitarefas, precisará contratar uma equipe de confiança, para que as atividades sejam divididas, agilizando o trabalho e garantindo ainda mais qualidade e profissionalismo ao evento.
Faça uma boa divulgação
O sucesso do seu evento dependerá, também, da forma como ele será divulgado. Panfletos, sites, redes sociais, SMS ou e-mail; entenda onde está o seu público-alvo e crie um cronograma de divulgação para atingi-lo.
Contrate uma plataforma especializada
O Nuvent é a ferramenta ideal para a organização de congressos. Com ele, é possível automatizar, agilizar e integrar diversos processos, tais como inscrições, descontos, pagamentos, credenciamentos, certificados e outras funções personalizadas.
Saiba como o Nuvent pode ajudar a tornar a organização de congressos um sucesso!
