O sucesso de um evento depende de diversos fatores. Entre eles, o processo de inscrição para o público participante. Quando ele é moroso, falho ou ultrapassado, pode-se perder um número expressivo de inscritos. Já quando é prático, intuitivo e objetivo, pode-se gerar conversões com mais facilidade. É por isso que o formulário de inscrição online faz tanto sucesso.
Digitalizar alguns processos é sinônimo de agilidade e correção. Para a organização de eventos, isso não é diferente. Criar um formulário de inscrição online garante vantagens como cruzamento de dados e liberação automática de entrada, evitando burocracia e filas. Além disso, trata-se de um formato de divulgação mais abrangente e autoexplicativo.
Confira as nossas dicas para criar um formulário de inscrição online para os seus próximos eventos!
Como criar um formulário de inscrição para eventos
O seu formulário de inscrição deve ser conciso, com informações objetivas e simples de serem respondidas. Por isso, é importante pensar em dados que possam ajudar a conhecer melhor o seu público e auxiliar na execução do evento.
Apesar de cada ação ter a sua particularidade — e, por isso, algumas informações contidas em um formulário serem bem específicas —, de modo geral, existem algumas perguntas consideradas padrão.
Nome, e-mail, telefone, profissão e forma de pagamento, além de outras questões específicas de seus participantes — como tamanho de camisa, faixa etária, número de RG etc — são alguns exemplos.
É importante manter apenas campos de formas de contato realmente relevantes. Isso permitirá que você aprenda mais sobre as pessoas que participam de seus eventos e mantenha conexão com elas antes, durante e após as ações.
Lembre-se de que esse formulário precisa fornecer as respostas necessárias para auxiliar no planejamento, no dimensionamento e na execução do evento, além de oferecer subsídios para se manter um relacionamento com os participantes para outras ações ou edições, por meio da cessão autorizada de seus dados.
No entanto, como vimos, o formulário de inscrição não deve ser longo ou cansativo. Então, também tenha em mente que um instrumento que solicite informações pessoais detalhadas ou exageradas pode gerar desconfiança e, por consequência, levar à desistência da inscrição.
Hoje, uma regra de ouro para avaliar se algo realmente deve ser questionado é ponderar se a pergunta se enquadra em alguma categoria que você possa usar para melhorar seu evento e oferecer uma experiência melhor aos participantes. Se ela não se enquadrar, provavelmente deve ser excluída de seu formulário de inscrição.
Ferramentas online para criar formulários de inscrições
O ponto principal desse tipo de ferramenta é criar uma experiência intuitiva e amigável para o participante, além de um processo automatizado de relatórios pós-evento para gerar inteligência e insights valiosos para suas ações.
Atualmente, há diversas opções para formatar e disponibilizar os formulários de inscrições online para eventos. Algumas são gratuitas e outras pagas. Conheça, a seguir, os principais exemplos.
Google Forms
Basta ter uma conta no Google para conseguir acesso ao Google Forms. Nessa ferramenta, você terá a opção de usar um formulário padrão ou criar o seu, personalizando os campos necessários.
Typeform
Conhecido pela sua facilidade na personalização, desde as perguntas até a identidade visual, o Typeform permite a criação de formulários de inscrição, pesquisas de satisfação, feedbacks e outros instrumentos.
De modo geral, as duas ferramentas funcionam para formulários simples, já que não possuem integração com meios de pagamento, além de apresentarem outras limitações técnicas, como não possibilitarem o controle do número de inscrições.
Para casos que sejam mais específicos e necessitam de controle, o indicado é contar com uma plataforma desenvolvida especificamente para as demandas do mercado de eventos.
Nuvent
O Nuvent é uma plataforma completa de eventos corporativos e científicos. Ele conta com tudo o que você precisa para organizar o processo de inscrição online e as demais etapas burocráticas do planejamento. Por isso, inclui facilidades como:
- disponibiliza ferramentas para a criação de hotsites completos para eventos gratuitamente;
- possibilita a criação de formulários de inscrição personalizados;
- permite fazer a integração entre a inscrição e o pagamento, oferecendo opções como boleto bancário ou cartão de crédito;
- apresenta relatórios financeiros e de participantes em PDF e Excel;
- emite certificados com código de verificação.
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